Ihr Zeitbudget: Ausmisten, Prioritäten setzen und Grenzen ziehen!

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Ihr Zeitbudget: Ausmisten, Prioritäten setzen und Grenzen ziehen!

Getreu dem Motto: „Darf es ein bisschen mehr sein!“ gibt es heute, meine lieben Blogleser noch einen kleinen Nachschlag zu meinem Blog „Morgen geht’s los! – Warum nicht heute?!“ vom 13.12.2017.

 

Positive Statements und Fragen

Viele meiner Kunden haben mich im Zuge meiner Seminare und der gemeinsam geführten Telefonate auf diesen Blog angesprochen. Es gab ergänzende Fragen sowie viele positive Statements, die die Wichtigkeit des Blog-Inhalts unterstrichen haben.

 

Verlassen Sie die Bequemlichkeits-Zone

Wie ein roter Faden hat sich folgendes Statement durch alle Gespräche gezogen. Sinngemäß lautete es: „Herr Panhölzl, Sie haben recht mit Ihren Empfehlungen und auch dem permanenten Hinweis auf die Dringlichkeit, dass man das, was man sich vornimmt auch heute sofort beginnt! Das Problem ist nur, den inneren Schweinehund zu besiegen.“ Einige ergänzten diese Aussage noch mit dem Hinweis: „Es ist halt nicht einfach, eingefahrene Spuren bzw. die liebgewonnene Bequemlichkeits-Zone zu verlassen.

Dies kann ich nur unterstreichen. Auch mir als Wirtschaftstrainer geht es nicht anders. Ehrlichkeit war für mich schon immer wichtig! Selbstverständlich ist es auch für uns, die anderen Menschen die Rezepte, die Empfehlungen und deren Anwendungen näher bringen, ebenfalls eine Herausforderung, nach den selbst aufgestellten Spielregeln und Erkenntnissen zu leben. Der Vorteil als Wirtschaftstrainer liegt darin, dass man durch das ständige Trainieren anderer Menschen dabei selbst immer wieder auf die Wichtigkeit von Spielregeln hingewiesen wird, die in der Praxis funktionieren.

 

Wie funktioniert es?

Der Knackpunkt bei Spielregeln und den darin enthaltenen Empfehlungen, Tipps und Anregungen ist, dass sie nur dann funktionieren, wenn man sie ausprobiert und den eingeschlagenen Weg beharrlich verfolgt.

Wir werden natürlich beginnend durch das Verhaltensmuster des Elternhauses, der Vorgesetzten, der Kollegen, der Freunde sowie der Bekannten geprägt. Diese Verhaltensmuster und die darin enthaltenen Spielregeln werden übernommen und man gibt sie anderen Menschen weiter.

 

Die Vergangenheit zeigt uns nicht die Zukunft

Die Vergangenheit zeigt uns jedoch nicht die Zukunft. Dies ist für mich ein ganz wichtiger Hinweis, den ich fortwährend zum Thema passend bei meinen Blogs, Seminaren, Vorträgen und Firmentrainings sowie in Personal-Coachings präsentiere. Wenn Sie sich jetzt fragen: „Warum ist ihm das so wichtig ist?“ Hier kommt die Antwort: Wir können nur dann heute und morgen erfolgreich sein, wenn wir stets bereit sind, uns auf die Zukunft, auf den Wandel uvm. einzulassen.

Wir schreiben das Monat Dezember 2017! Blicken wir auf das Jahr zurück, wissen wir, dass das Tempo des Wandels sehr hoch war und es zu gewaltigen Umbrüchen in vielen Bereichen unseres Lebens gekommen ist. Nach wie vor behaupten IT-Experten und alle damit verbundenen Berufe und Forscher sowie Wissenschaftler, dass die momentane Entwicklung der Technik in allen unseren Lebensbereichen nichts im Vergleich dazu ist, was noch kommen wird.

Wenn ich als mittlerweile 50-Jähriger auf die letzten 20 Jahre zurückblicke stelle ich fest, dass ich mir die bisherigen Entwicklungen nicht einmal in meinen kühnsten Träumen vorstellen hätte können.

 

Die heutigen technischen Möglichkeiten

Oft diskutieren Menschen bei diesem Tempo des Wandels und insbesondere bei den daraus resultierenden technischen Möglichkeiten gerne darüber, ob die heutigen technischen Möglichkeiten alle sinnvoll sind.

Ich finde es mühselig über so etwas zu diskutieren. Man kann – auch wenn vor allem von den Vergangenheitsbewahrern gerne gewollt – den Wandel durch diese Fragestellung nicht aufhalten. Natürlich! Das war immer schon so in der Geschichte der Menschheit, werden viele Neuheiten genauso schnell verschwinden, wie sie gekommen sind. Einige davon werden sich in unserem Leben breit machen und nachhaltig etablieren. Am Anfang wissen wir nicht, was wird sich durchsetzen und was ist eine Eintagsfliege. Deshalb ist es so wichtig, dass man neugierig auf die Zukunft ist und vor allem innerlich bereit ist, die Zukunft und deren Möglichkeiten anzunehmen und sie mitzugestalten.

 

Ihr Zeitbudget

Eine entscheidende Rolle, wie man selbst die eigene Zukunft gestaltet und sich damit beschäftigt, was möglich ist und wird, ist das eigene Zeitbudget. Ihr Zeitbudget benötigt genau definierte Zeiträume und Pufferzeiten, damit Sie in der Lage sind, sich mit den Neuem intensiv auseinanderzusetzen. Dafür müssen Zeiträume fixiert werden. Ich habe schon vor Jahren meinen Seminarteilnehmern präsentiert, dass ich 15 % meines Zeitbudgets dafür reservieren, Neues zu entwickeln bzw. mich mit Neuem z.B. technischen Möglichkeiten auseinanderzusetzen.

Dieses Zeitvolumen ist keine Vorgabe und auch kein Richtwert. Sie müssen selbst auf Basis Ihres Zeitbudgets und Ihrer Prioritäten festlegen, wieviel Prozent Sie bereit sind, in Ihrem Zeitbudget für Neues zu reservieren. Diesen Prozentsatz sollten Sie jedoch exakt einhalten. Klar, wenn Sie der Alltag in einem bestimmten Monat voll im Griff hat, viel Unvorhergesehenes passiert, können Sie Ihren persönlichen Prozentsatz auch einmal verringern. Oder wenn es wirklich gar nicht anders geht auch mal ein, zwei Monate aussetzen. Länger sollten Sie auf gar keinen Fall Ihren festgelegten Zeitraum für die Zukunft aussetzen bzw. minimieren. Oft erzählen mir meine Teilnehmer sinngemäß Folgendes: „Herr Panhölzl, Sie haben ja recht! Doch die Dringlichkeit des Alltages lässt mir keine andere Wahl. Ich schaffe es einfach nicht, diesen festgelegten Zeitraum für Neues freizuhalten. Die Dringlichkeit des Alltages, die Sie angesprochen haben, saugt alle meine festgelegten Zeiträume auf. Ich habe keine Chance aus diesem täglichen Druck heraus zu kommen.“

 

Sie haben das Zeit-Zepter in der Hand

Solche und ähnliche Statements kennen Sie mit Sicherheit auch. Ich weiß, dass Sie absolut der Realität entsprechen. Nur was viele dabei übersehen. Wir lassen diese Realität zu! Sie sind die Frau und der Herr über Ihr Zeitbudget. Sie haben das Zeit-Zepter in der Hand. Wenn Sie es für richtig und wichtig erachten, dass Sie 10 % Ihres gesamten verfügbaren Zeitbudgets für die Zukunft verwenden, tun Sie es bitte!

Reden Sie sich nicht ein, alles ist sofort zu erledigen. Dass Sie unendlich viele Aufgaben erledigen können. Wenn Sie jetzt den Kopf schütteln und sagen: „Herr Panhölzl, dann müssen Sie mal in meinen Beruf in meiner Firma, in meiner Abteilung arbeiten, dann werden Sie anders reden“, dann muss ich Ihnen leider sagen: „Sie irren sich!“ Den einmal ehrlich unter uns gesagt: Wenn es darum geht, permanent anstehende Aufgaben und Aktivitäten in einer Firma zu erledigen, dürften Sie nie nach Hause gehen. Sie würden dies auch nicht in einem 24 Stunden-Tag schaffen. Denn wir Menschen neigen dazu, dass wir unendlich viele Aufgaben und Aktivitäten annehmen, obwohl wir längst wissen, dass sie nicht mehr im Einklang mit unserem Zeitbudget stehen.

Es ist so: Man fängt in einer Firma an. Dann übernimmt man Schritt für Schritt die ersten Aufgaben und die damit verbundenen Aktivitäten. Über die Jahre hinweg kommt einiges dazu, aber selten etwas weg. Klar übersehen dann auch mal die Entscheidungsträger, dass sie einer Person eigentlich schon zu viele Aufgaben umgehängt haben. Deshalb ist es so notwendig, auch einmal NEIN zu sagen und ernsthaft die Stopp-Taste zu drücken. Sie arbeiten in diesem Fall nicht gegen den Vorgesetzten, nicht gegen die Kollegen und schon gar nicht gegen die Firma.

Natürlich möchte ich Sie an dieser Stelle an mein Lieblingsmotto erinnern: „Ehrliche ernten Erfolge!“ Gewiss können Sie auch ganz bewusst Aufgaben und die damit verbundenen Aktivitäten ablehnen, weil Sie sie nicht machen wollen. Davon und das sollte Ihnen klar sein, spreche ich hier nicht. Es geht darum, dass irgendwann einmal der Zeitpunkt gekommen ist, wo Sie und auch die Vorgesetzten, Ihre Kollegen, andere Abteilungen und selbstverständlich auch Geschäftspartner übersehen haben, dass Ihr Zeitbudget keine weitere Aufnahme von Aufgaben und Aktivitäten mehr zulässt.

Klar gibt es immer wieder Phasen, wo muss man Vollgas geben muss. Diese Phasen meine ich keinesfalls! Sondern dass Sie in Ihrem Rucksack ständig mehr Aufgaben und Aktivitäten stopfen, bis Sie dieser soweit auf den Boden zieht, dass Sie nicht mehr vom Fleck kommen. Irgendwann einmal zieht Sie dieser Rucksack soweit hinunter, dass Sie auch emotional schwer angeschlagen sind, weil Sie keinen Ausweg aus Ihrer verfahrenen Situation mehr sehen. Sie müssen erkennen, dass Sie tatsächlich zu viele Aufgaben und Aktivitäten übernommen haben. Daraus resultiert das Burn-out, also das „Ausgebranntsein“. Im Kurier vom 09.12.2017 wurde das Thema Burn-Out sogar auf der Titelseite als Coverstory präsentiert. Der Kurier schrieb unter anderem Folgendes: „ … Mehr als eine Million, Gefährdete, 600.000 Erkrankte“. Unter dieser Headline stand als Subheadline: „Psychiater alarmiert. Folgen des Ausgebranntseins unterschätzt.“ Auf der Titelseite war auch noch ein kurzer Text wie folgt zu lesen: „Burn-out betrifft Menschen, die im Job besonders engagiert sind. 1,36 Millionen Österreich sind akut gefährdet, sagt Suchtforscher Michael Musalek: „90 Prozent der Burn-out-Patienten sind arbeitssüchtig und haben auch noch das eine oder andere Suchtproblem.“

Ich selbst habe in meiner mittlerweile 20-jährigen Tätigkeit als Wirtschaftstrainer viele Mitarbeiter, Führungskräfte und noch mehr Chefs kennengelernt, die Nahe an der Kippe oder schon mittendrin im Ausgebranntsein waren. Eine tolle Chefin eines großen Betriebes hat es besonders schwer erwischt. In unserem sehr emotionalen Gespräch erzählte sie mir unter anderem: „Herr Panhölzl, ich – das wissen Sie – war immer voller Tatendrang und auf einmal konnte ich nicht einmal mehr den Kugelschreiber vom Schreibtisch aufheben.“

Ich kann dies nur bestätigen, denn diese Chefin war eine Power-Frau. Ich habe mir schwer getan, dies zu glauben. Man kann sich selbst gar nicht vorstellen, dass man hinter dem Schreibtisch sitzt und so ausgebrannt ist, ohne Antrieb, ohne Energie, dass man nicht mehr in der Lage ist, einen leichten Kugelschreiber zu heben. Diese Chefin hat sich wieder erholt. Dafür waren jahrelange intensive Therapien notwendig. Heute muss sie besonders darauf achten, dass sie sich nicht mehr übernimmt. Sie braucht Jahre danach noch immer viele Ruhezeiten, denn jede Überlastung würde sehr schnell einen schweren Rückschlag auslösen.

 

 

Meine Empfehlungen

Meine Empfehlungen in diesem Blog als Ergänzung zum Blog: Morgen geht’s los! – Warum nicht heute?!“ lauten:

1.  Ausmisten

Misten Sie alle drei Monate Ihr Zeitbudget aus, indem Sie Ihre täglichen Aufgaben und die damit verbundenen Aktivitäten dahingehend überprüfen, ob sie notwendig sind und Ihren Zielen näher bringen. Alles was Sie als unnötig einstufen, müssen Sie gnadenlos ausmisten. Betrifft das Ausmisten Kollegen, Ihren Chef, Ihren Vorgesetzten, so klären Sie das in einem persönlichen Gespräch.

 

2.  Prioritäten setzen

Dieser Punkt ist wesentlich! Deshalb weise ich ausdrücklich nochmals darauf hin. Setzen Sie sich in Ihrem privaten sowie beruflichen Leben exakte Prioritäten. Alles was Sie Ihren privaten und beruflichen Zielen näherbringt, steht ganz oben auf der Prioritätenliste. Alles andere kommt danach oder wenn es Ihr Zeitbudget nicht mehr zulässt, vergessen Sie es ganz einfach.

 

3.  Grenzen ziehen

NEIN-sagen-können ist das Wichtigste, um Ihr Zeitbudget und somit Ihr eigenes Leben vor permanenter und vor allem unnötiger Überlastung zu schützen. NEIN-sagen und Grenzen ziehen heißt nicht nur gegenüber anderen, sondern auch gegenüber sich selbst. Tun Sie nur das, was Sie mit Ihrem Zeitbudget und mit Ihrem Energiehaushalt vereinbaren können. Viele wollen Spitzenleistungen auch beim privaten Hobby bringen. Dann müssen sie feststellen, dass ihre Gesundheit darunter leidet und sie somit ihre private und berufliche Lebensführung empfindlich stören oder sogar so beeinträchtigen, dass sie aus der Bahn geworfen werden. Ziehen Sie konsequent Grenzen, weil ohne sie läuft alles aus dem Ruder. Das ist für das Fortkommen einer Firma, für Ihr persönliches, berufliches Fortkommen und letztendlich auch für Ihre positive private Lebensführung enorm ungesund.